AIに仕事を頼んだのに話がかみ合わず、一度に何個も質問されて、答えきれずに止まってしまう。そんな時は、頼み方を磨くより、会話を続ける言葉を一言足すほうが早く進みます。この記事の5つの言葉は、会議の議事録づくりの例文つきで、そのまま使えます。
5つの言葉は、AIが止まる場面ごとに使い分ける
AIとのやりとりが止まる場面は、だいたい決まっています。質問を並べられて答えきれない時、何から頼めばよいか分からない時、言いたいことがまとまらない時、形を決めきれない時、新しい情報がほしい時です。それぞれの場面に合う言葉を、1つずつ用意しました。
| 言葉 | 使う場面 | 言うと起きること |
|---|---|---|
| 質問は一つずつ | AIが一度に何個も質問してくる | 1問ずつ聞かれて、答えやすくなる |
| 一緒に考えて | 効率化したいが、やり方が分からない | AIが現状を聞き、一緒に整理する |
| 意味わかりますか？ | 頼みたいことがうまく言葉にならない | AIが「つまり〜ですね？」と整理して返す |
| 案を5つ出して | 形が決まりきらない | 選ぶところから次に進める |
| Webで調べて | 最新の情報や別の視点がほしい | Webの情報も踏まえて答える |
以降の例文は、すべて会議の議事録づくりでそろえています。実際のやりとりの記録ではなく、使い方を見せるための例です。
質問は一つずつ：AIの質問が多くて答えられない時
AIに相談を始めると、確認したいことを一度に何個も質問されることがあります。議事録のまとめ方を相談しただけで、会議の種類、参加人数、読む人、保存の形式といった質問がずらりと返ってくる場面です。全部に答えようとして手が止まり、相談がそのまま進まなくなります。
そこで、相談の最初にこう伝えます。
議事録のまとめ方を相談したいので、質問は一つずつでお願いします
たとえば、次のように1問だけ返ってきます。
わかりました。まず、どんな会議の議事録ですか？
1問に答えると、次の質問が来ます。答えやすくなり、相談が進みます。
質問が並んでしまってからでも言えますが、最初に添えておくと、はじめから1問ずつ聞いてもらいやすくなります。途中でまた質問が並んだら、もう一度「一つずつ」と伝えてください。
一緒に考えて：やり方が分からない段階から相談する
効率化したい仕事はあるのに、どうすればよいか分からない。この段階から相談できます。
会議の議事録づくりに、毎回1時間ほどかかっています。AIで効率化できないか考えていますが、どうすればいいか分かりません。一緒に考えてください
AIは、まず手順を聞いてきます。
わかりました。まず、今はどんな手順で議事録を作っていますか？
自分で手順を考えてから頼もうとすると、そこで手が止まりがちです。分からない状態のまま渡して大丈夫です。
例文の「毎回1時間ほど」のように、かかっている時間や今のやり方を一言添えると、返答が具体的になります。
意味わかりますか？：頼みたいことがうまく言葉にならない時
私は、まとまっていない話をAIに渡す時に、この言葉をよく使います。作りたい物のイメージはあるのに、言葉にしようとすると整理できない。
そんな時は、そのまま話し終えてから「意味わかりますか？」と添えます。AIが私の話を整理し直して返してくれます。
議事録なんですけど、全部書くっていうよりも、なんか決まったことがパッと見て分かる感じにしたくて。細かいやりとりは下の方に…みたいな感じでいいかなと思ってます。意味わかりますか？
言い直しや「なんか」が混ざっていても問題ありません。AIは、話の中から意図を拾って整理しようとします。
つまり、決まったことを最初にまとめ、経緯はその下に載せたい、ということですね？
整理が合っていれば「そうです」と返して次へ進み、ずれていれば「経緯は載せなくていいです」のように直します。ずれに早く気づけます。
AIの整理が必ず正しいとは限りません。返答を読んで、ずれを直す一言まで返してください。
案を5つ出して：形が決まりきらない時は選べる材料をもらう
「議事録の書き方を見直したい」と頼むと、答えが1つだけ返ってくることがあります。その1つが合わなければ、直してもらうやりとりが続き、時間がかかります。
案を複数出してもらえば、選ぶところから次に進めます。
議事録の書き方を見直したいと考えています。私は、決まったことと次にやることが一目で分かる形にしたいです。その上で、書き方の案を5つ出してください
案は、たとえば次のようなものが返ってきます。
- 冒頭に「決定事項」と「次にやること」を箇条書きで置く
- 決定事項・担当者・期限を表にまとめる
- 議題ごとに「結論」と「理由」を1行ずつ書く
- 時系列の経緯は省き、決定事項だけを書く
- 決定事項と経緯の2部構成にする
この中から「1番がよいです。担当者と期限も入れてください」と返せば、次の段階に進めます。
頼む時は、自分の考え（目的や条件）を先に伝えてください。上の例文のように「決まったことと次にやることが一目で分かる形にしたい」と方向を伝えてから頼むと、案がばらけにくく、使えるものが残りやすくなります。
Webで調べて：最新の情報や別の視点がほしい時
AIが学習に使った情報は、AIが公開される少し前までのものです。公開した後も同じAIが長く使われるので、使っている今とのズレは広がっていきます。
AIが知らないのは、その後のことです。最近の出来事や新しい製品について聞くと、誤った答えが返ることがあります。
AI自身の知識だけで考えると、答えの観点が偏ることもあります。「Webで調べて」と頼むと、Webにある情報を踏まえて答えるので、新しい情報と別の視点を取り入れやすくなります。
ただし、検索機能があるか、使う前にオンにする必要があるかは、AIによって違います。お使いのAIで検索が使える状態かを、先に確認してください。検索機能がないAIに頼むと、調べたような答えを作ってしまうことがあります。
議事録づくりをAIで効率化している事例を、Webで調べて比べてください
業務で使う情報は、AIが示した出典のリンクを開いて、内容を確かめてください。AIが出典の内容を取り違えて書くことがあるためです。誰が、いつ出した情報かも見ておきます。
Webで調べた答えに出典が示されていない場合は、事実や数字を業務に使わないでください。
5つを組み合わせると、議事録づくりがこう進む
最初の一言は「一緒に考えて」です。議事録に毎回1時間かかっていることを伝え、質問は一つずつ、と添えます。AIが今の手順を1問ずつ聞いてくるので、答えていきます。
手順が見えてきたら、まとまっていなくても大丈夫なので、どんな形にしたいかを話します。「意味わかりますか？」と添えれば、AIが整理して返します。
形が絞れてきたところで「案を5つ出して」と頼み、出てきた案から1番を選びます。担当者と期限も入れてほしいと返せば、形が固まります。
最後に「議事録づくりを効率化している事例をWebで調べて」と頼み、自分の案と比べます。出典のリンクは開いて確かめます。
5つを全部使う必要も、この順番で使う必要もありません。AIの返事で止まりそうな時に、その場面の言葉を足してください。
AIの答えは、使う人が確かめてから使う
AIの整理や案は、そのまま使わず、内容が正しいかを使う人が確かめてから使ってください。
AIをどの業務にどう取り入れるか迷う場合は、AI導入支援サービスでご相談を承っています。まずはお問い合わせから、今の状況をお聞かせください。
